En Notion se lleva a cabo toda la organización interna del equipo y la organización de proyectos. Para ello, distinguimos entre dos páginas diferenciadas: 'Team Home' y 'Proyectos'.

En 'Team Home' está documentado todo lo relacionado con la gestión de los miembros del equipo, así como recursos útiles en el día a día del estudio.

En la página de 'Proyectos' se recogen tanto los proyectos archivados como una lista de los proyectos que se están llevando a cabo. Esto nos permite tener los proyectos documentados y todos los recursos disponibles necesarios en un proyecto centralizado en un único lugar.

Todo proyecto es una página. Consideramos que es importante que esta siga un template, de forma que todos los proyectos contengan la misma información y, cualquier miembro del equipo, pueda acceder fácilmente a ella. El cliente, además, tiene total acceso a todo el contenido de su proyecto.

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Template de proyecto

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Nuestros proyectos contienen:

• Equipo
  En esta sección encontramos: nombre de las personas involucradas, rol que tienen en el proyecto y su email, tanto del equipo de mendesaltaren como del equipo del cliente.
  Por cada proyecto es importante que haya un responsable que lo supervise. Tener un responsable en cada proyecto garantiza la calidad de los proyectos.
• Deadlines.
  Fecha de inicio y fecha final del proyecto.
• Una sección de Roadmap.
  Esta sección contiene tres áreas:
  1) El roadmap incluido en la propuesta, más visual y genérico.
  2) Una página con el roadmap del proyecto detallado por sprints semanales, a un nivel de detalle mucho mayor que el anterior y donde especifiquemos fechas y entregables al cliente.
  3) Una página que contiene un panel o kanban de épicas u objetivos del proyecto y las key tasks que alimentan a estas. Es especialmente importante por dos motivos: lo usamos para la revisión de proyectos en la planning semanal del estudio y es el panel de trabajo que sustituye a anteriores gestores, tipo Asana. Todo el equipo puede seguir un track de las tareas, comentar su estado, actualizarlo y filtrarlas por todo tipo de criterios.
• ‍Workspaces.    
  En esta sección creamos una página por cada área o servicio que se vaya a abordar en el proyecto. La plantilla contiene un caso de máximos: research, product definition, design system, design, branding y data.
  Dentro de cada una de las páginas pueden encontrarse subpáginas, como sucede en el caso de 'Data', donde tenemos plan de medición, guía de etiquetado, workflow y su propio kanban de tareas.‍
• Comunicación
  Contiene el nombre de los canales de Slack que existen sobre el proyecto (interno, con el cliente, y/o con partners). También contiene una tabla con las dinámicas de comunicación, que en cada cliente pueden ser diferentes. Dailies, weeklies, sprint reviews...así como el objetivo de las mismas, la periodicidad o su duración.‍
• Reuniones.
  Cada reunión que se realiza a lo largo del proyecto se documenta, de forma que se pueda recurrir a ella cuando sea necesario. Las reuniones se documentan de acuerdo a una plantilla establecida, que recoge lo imprescindible para una buena documentación. En función de cómo se desarrollen se puede incluir información adicional.
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  Plantilla de reunión

Las ventajas de documentar los proyectos impactan directamente sobre nuestra productividad:

1. Nos permite centralizar toda la información relevante sobre los proyectos, teniéndola así disponible para todos los miembros del equipo.
2. Nos permite que, llegado el caso en que exista rotación de miembros, tanto en nuestro equipo como en el del cliente, exista un track del progreso y el desarrollo del proyecto, para que el nuevo miembro pueda retomar las tareas sin fricciones.
3. Dar visibilidad de nuestro trabajo al cliente.

Tener los proyectos en Notion siguiendo esta estructura nos permite tener los procesos documentados de una forma clara y, todos los recursos disponibles necesarios para un proyecto, centralizados en un único lugar.

Templates

En resumen, estas son las plantillas que utilizamos:

Proyecto

Reunión

Tarea ‍

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